En principio hay dos maneras de configurar el correo: POP e IMAP

1. CONFIGURACION POP

Si se configura como POP, cuando el programa que se utilice para gestionar el correo (Outlook, Thunderbird, etc) consulte si hay email, lo que hará es preguntar al servidor ¿hay correo? y si lo hay lo descargará y lo borrará del servidor.
Si se accede con otro programa de correo, móvil o webmail, ya no tendrá ahí esos mensajes.
Es posible configurar una opción para que los mantenga durante algunos días, pero hay que tener en cuenta cual es el uso de la cuenta para no generar inconvenientes.

• Ventajas: el servidor se encuentra siempre limpio, ya que el Outlook se encarga de realizar ese trabajo.
• Desventajas: si se quiere consultar el correo desde distintos dispositivos no es posible ya que la información la encuentra parcialmente.
• Backup: para resguardar la información se debe realizar un backup en el outlook

2. CONFIGURACION IMAP

Si se configura la cuenta como IMAP, los mensajes se almacenan en el servidor, en lugar de descargarse.
La cuenta de correo en el programa que se utilice para gestionar el correo (Outlook, ) estará exactamente igual que en el servidor. En todos los dispositivos estaran los mismos emails, las mismas carpetas, y si se borran mensajes, estos desapareceran de todos lados, incluso si se configura la cuenta en varios equipos o móviles.

• Ventajas: se puede acceder a la información desde distintos dispositivos
• Desventajas: se requiere de buena conectividad porque se trabaja leyendo el correo desde el servidor y contar con capacidad para almacenar la información.
• Backup: la información se resguarda en el servidor